Como fazer a otimização de processos e quais ferramentas utilizar

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07/04/2021

Leia em 4 minutos

A otimização de processos é uma ação que visa reduzir custos por meio da mitigação dos gargalos, desperdícios e ineficiências das diversas rotinas em uma empresa.

Tudo o que é feito em uma companhia tem começo, meio e fim, e é preciso observar se existe algum entrave nesses processos, corrigindo, aprimorando ou eliminando tudo aquilo que não for, de fato, útil para o negócio.

Para isso, é preciso adotar ferramentas que auxiliem na identificação e solução de todas as ineficiências da gestão empresarial. Hoje em dia, existem softwares que são responsáveis por iniciar e consolidar a otimização de processos — que, inclusive, já contam com várias ferramentas embutidas.

Quer saber mais sobre como otimizar processos? Continue a leitura do nosso artigo e fique por dentro!

Por que a otimização de processos é importante?

Se os resultados da sua empresa não estão correspondendo àquilo que foi traçado no planejamento estratégico, é preciso identificar se existem rotinas ineficientes ou desnecessárias. Quando o gestor tem essas informações em mãos, ele consegue enxergar onde está havendo desperdício de recursos, assim como gastos elevados e mal gerenciados. Nesse sentido, a otimização de processos atua como um mecanismo responsável por reduzir custos e elevar a produtividade dos colaboradores.

Como otimizar a gestão empresarial?

Como foi possível observar, a tecnologia é indispensável na otimização de processos. Isso porque ela permite duas coisas fundamentais nos dias atuais de toda empresa: agilidade e confiança da informação. Falando de outra forma, os gestores precisam de dados precisos e em tempo real para auxiliá-los na tomada de decisão. Veja, então, como otimizar a sua gestão!

Mapeie os processos

Para que se tenha uma noção precisa de tudo que deve ser ajustado, eliminado ou automatizado, o mapa de processos do negócio é fundamental. É ele que dará uma visão global de tudo aquilo que gera gargalos e desperdícios.

Identifique os pontos de melhoria

Aqui, deve-se descobrir algumas informações importantes. Como exemplo, podemos citar o tempo e dinheiro que são gastos em determinados processos. Além disso, é preciso mensurar se existe o retrabalho e o quanto ele prejudica a performance das rotinas internas.

Implemente as melhorias

Alguns cuidados devem ser tomados na hora de implementar as melhorias. Um deles consiste em não implementá-las integralmente, optando por fazer isso gradativamente. Ainda que todos os pontos críticos tenham sido devidamente identificados, é fundamental ter cautela, em vez de investir na implementação das melhorias de uma só vez e não obter os resultados esperados.

Monitore os resultados

Monitorar consiste em envolver e conscientizar os colaboradores sobre os ajustes que foram implementados nos processos. Como as melhorias foram implementadas gradativamente, o monitoramento pode ser feito com mais eficiência. Após a averiguação dos resultados, o ciclo deve recomeçar, ou seja, voltar para a etapa de identificação de novos gargalos nos processos.

Como escolher a ferramenta certa para a otimização de processos?

Uma ferramenta adequada para a otimização da gestão empresarial deve disponibilizar, além de informações precisas e em tempo real:

  • previsibilidade no fluxo de caixa;
  • gestão de estoque, compras, contábil e fiscal;
  • controle de rentabilidade.

Se você está à procura de uma solução para otimizar os seus processos, saiba que a Insight One trabalha com o sistema SAP Business One, que oferece a empresas a oportunidade de se tornarem inteligentes por meio da retenção de clientes e talentos, bem como a criação de modelos de negócios disruptivos.

Como vimos, a otimização de processos reduz custos, uma vez que mitiga os gargalos, desperdícios e ineficiências das rotinas empresariais. O uso de softwares auxilia no gerenciamento integral do negócio, permitindo a identificação, o mapeamento e o monitoramento das rotinas, de modo que permaneçam alinhados com o planejamento estratégico da companhia.

Agora que você entendeu a importância e como implementar a otimização de processos no seu negócio, entre em contato com a nossa equipe e obtenha mais informações sobre os benefícios das soluções da Insight One!

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