Dashboards e KPIs – Como escolher os seus?

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30/09/2021

Leia em 4 minutos

Enxergar de maneira intuitiva os dados referentes à operação é um dos principais desejos dos gestores que buscam conduzir a sua empresa de forma mais eficaz. Para sanar essa necessidade, a melhor opção é investir em sistemas que forneçam ferramentas de business intelligence e permitam acompanhar o andamento dos processos numa interface interativa com dashboards e KPIs bem definidos.

Mas, você sabe como escolher quais indicadores levar para os seus dashboards? 

KPI´s e métricas

Para entender os critérios de escolha dos indicadores a se enxergar nos dashboards, precisamos entender a diferença entre KPI´s e métricas. 

  • Métricas, como o próprio nome sugere, são dados quantitativos que vão medir os resultados de uma estratégia ou um processo. Custo de produto vendido, retorno sobre investimento, ticket médio, são todos exemplos de métricas.
  • KPI´s, por sua vez, são indicadores chave de performance, portanto, são métricas que impactam diretamente com os objetivos da empresa. Em outras palavras, os KPI´s vão variar de negócio para negócio e se relacionar com a estratégia que a companhia pretende seguir.

Todas as informações que vão gerar esses indicadores precisam ficar armazenadas em algum banco de dados para consulta. Porém, empresas que utilizam vários sistemas na gestão e não possuem uma integração entre os setores sofrem com problemas de confiança na precisão desses dados. Segundo pesquisa recente do Instituto Gartner, 52% dos gestores debatem frequentemente a respeito da fidelidade dos dados à performance da empresa e 78% não conseguem chegar a um consenso nesses debates.

Apesar de preocupantes, esses dados podem ser facilmente revertidos com o uso de um sistema ERP como o SAP Business One, que unifica todas as informações da empresa num único banco de dados e possibilita o acesso, em tempo real, a esses dados 100% atualizados.

Definição dos KPI´s

Ao caminhar no rumo da análise de indicadores, surgirá a necessidade de dar alguns passos para trás e estudar o modelo de negócios da instituição, visando entender os objetivos principais da empresa e as estratégias que são usadas para alcançá-los. Esse estudo vai esclarecer quais as métricas com mais relevância para as metas da companhia e por quais critérios elas vão ser analisadas. 

Métricas SMART

Sim, suas métricas devem ser inteligentes, mas, não é disso que vamos falar. 

Levando em conta que as métricas variam em cada modelo de negócio, a seleção de KPI´s precisa definir alguns critérios concretos para auxiliar efetivamente na performance da empresa. O ideal é que sigam a lógica SMART, uma sigla em inglês que representa o que esses critérios devem ser:

  • Específico (Specific):

Não economize! Quanto mais detalhado for o KPI, mais efetivo.

  • Mensurável (Measurable):

Se não conseguir medir e avaliar, não lhe será útil.

  • Alcançável (Achievable):

Seja sincero quanto à sua capacidade, você precisa de medidas tangíveis.

  • Relevante (Relevant):

Quanto mais alinhado ao seu modelo de negócio, mais relevante vai ser para sua estratégia.

  • Temporal (Time-Based):

Defina um tempo limite para reavaliar o andamento desse processos

 

Próximos passos

Escolhidos os KPI´s, é importante reavaliar a pertinência e categorizar sua importância, pois nem todos vão influenciar da mesma forma e com o mesmo peso na performance da empresa. Esse nivelamento deve passar tanto pela equipe operacional quanto pela liderança da empresa, unindo capacidade de análise estatística e conhecimento funcional dos processos.

Passada mais essa etapa, surge a necessidade de isolar os KPI´s para apontar o real impacto que eles terão na performance do negócio e assegurar que estão seguindo os critérios predefinidos.

E por último, mas não menos importante, é preciso estar preparado para os possíveis cenários que o negócio tem a oferecer. É essencial definir diretrizes de ação claras e consistentes para cada possibilidade, abrangendo gatilhos de mudança, níveis de tolerância e outros tópicos semelhantes que tragam previsibilidade à estratégia.

 

Após passar por essas etapas, é hora de contatar seu fornecedor de sistemas, e solicitar os dashboards mais eficazes para o seu negócio. O SAP Business One apresenta essa função de forma nativa do sistema, porém, permite personalizações que incrementam ainda mais esses painéis e aumentam exponencialmente a lucratividade dos seus negócios! 

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