Pequenas, médias e grandes empresas estão sempre em busca de aprimorar os seus processos e gestão. Muitas delas já compreenderam que é impossível fazer isso sem adorar uma solução tecnológica. É nesse contexto que surge o ERP (Enterprise Resource Planning), um sistema de gestão empresarial extremamente útil no ambiente corporativo.
Um outro problema recorrente nas companhias é com relação à diversidade de sistemas departamentais e a dificuldade de integrar e centralizar os seus dados. Como será visto, o ERP ajuda nessa resolução, o que auxilia os gestores a tomarem decisões com base em informações precisas, confiáveis e atualizadas.
Continue a leitura deste artigo para entender o que é ERP e como ele funciona.
O que é ERP?
O ERP é um software de gestão empresarial que tem por objetivo auxiliar gestores e colaboradores a obterem resultados de negócio mais expressivos, bem como organizar e administrar melhor o gerenciamento como um todo da companhia. As informações de todos os setores do negócio passam a ser integradas, facilitando o seu controle. Além disso, dados podem ser analisados em tempo real, o que impacta diretamente as tomadas de decisão. Vale salientar que o ERP é composto por três camadas, que são:
- apresentação ou front-end: consiste na parte que fica visível às pessoas que vão manusear o sistema. É responsável por receber diversos dados de entrada, como informações de produtos e baixa de itens no estoque;
- processamento lógico: é aqui que os dados de entrada recebidos do front-end são devidamente tratados para, posteriormente, retornarem ao usuário do sistema. Além disso, é nessa chamada que ocorre a integração entre os módulos do software e também as atualizações do ERP;
- armazenagem: todas as informações inseridas no ERP vão para um banco de dados, de modo que os gestores e colaboradores podem fazer acessos rapidamente e agilizar os procedimentos de rotina.
Como funciona um ERP?
Para que seja entendido o funcionamento de um ERP, deve-se ter em mente que ele é composto por diversos módulos. Cada um deles é responsável por atender às demandas específicas de cada departamento da empresa. Em sua versão básica, o ERP conta com os módulos de:
- financeiro;
- compras;
- faturamento;
- RH;
- fiscal;
- estoque;
- produção;
- gerenciamento de projetos.
Vamos a um exemplo de como funciona, na prática, a integração dos departamentos da empresa por meio do ERP. Suponha que o setor de compras tenha feito um pedido. O ERP permite que esse produto seja adicionado ao estoque de forma automática, bem como o departamento financeiro é notificado para que realize o pagamento ao fornecedor. O setor contábil também participa da integração ,uma vez que essa informação passará a compor futuramente o DRE, ou Demonstrativo de Resultado de exercício. Os aspectos fiscais também são contemplados, visto que o ERP faz o provisionamento dos créditos de impostos.
Quais as vantagens de implementar um ERP?
Quando a empresa não conta com um sistema de gestão integrado, ela estará propensa a ter problemas de comunicação, bem como gargalos nos seus processos que, embora visíveis, podem ter uma origem difícil de identificar.
Por meio do ERP, a companhia aprimora os seus processos internos e também a gestão, obtendo diversos benefícios. Confira alguns deles a seguir.
Automação de processos
O ERP permite que muitas rotinas burocráticas e manuais sejam delegadas ao software. Dessa forma, os colaboradores passam a cometer menos erros, como informações duplicadas em planilhas.
Uma folha de pagamento dos funcionários, por exemplo, que antes era feita manualmente e em muito tempo, com o ERP passa a ser emitida em poucos minutos. Isso porque os cálculos e as rotinas burocráticas agora são delegados ao software.
Segurança
Muitos dos sistemas ERP disponíveis no mercado funcionam em nuvem, sendo que uma das formas de garantir a segurança é por meio de firewalls. Sua função é fazer o monitoramento do fluxo de informações entre o software e os departamentos.
Com isso, as ameaças potenciais ao sistema passam a ser barradas, evitando de os dados do negócio serem acessados indevidamente. Outra forma de tornar uma aplicação segura é por meio do controle de acessos, que consiste basicamente na exclusividade de uso do ERP por parte de alguns colaboradores.
Redução de custos
Uma vez que os gestores passam a ter uma visão integral do negócio, fica mais fácil alocar recursos com eficiência. Vale salientar que o ERP realiza em tempo real o cálculo de custos, de modo a apresentar aos gestores — por meio de relatórios — dados que facilitem a realização de ações corretivas, no intuito de evitar que esse custo a mais se consolide ao longo da operação e venha prejudicar a receita ao fim do mês.
A aquisição de um novo itens ao estoque, por exemplo, pode ser melhor acompanhada pelo gestor, de modo que, se houver o risco de esse produto não ter uma boa vazão no futuro, a quantidade comprada pode ser reduzida.
Quais as principais funcionalidades de um ERP?
Além das funcionalidades básicas de um ERP, como financeiro, contábil e vendas, existe também a possibilidade de personalizar a solução. Em outras palavras, a empresa pode ter um leque de necessidades muito específicas, o que um software básico não seria capaz de contemplar.
Quando uma empresa é de pequeno porte, por exemplo, os módulos básicos do ERP já podem ser suficientes. No entanto, conforme ela expande as suas operações, é possível incrementar novas funcionalidades.
Como escolher o ERP?
Antes de tudo, é preciso fazer uma análise criteriosa das necessidades do negócio. Com base nesse levantamento é que se deve procurar no mercado um fornecedor do software com uma boa reputação.
Isso é fundamental para evitar problemas como o estouro do orçamento, além, claro, da própria indisponibilidade do sistema corporativo durante a implantação do ERP.
Também é importante contar com um software que tenha diferenciais como:
- auditoria de informações;
- rastreabilidade de informações;
- reconhecimento de mercado do fornecedor do sistema;
- valor agregado;
- sustentabilidade;
- escalabilidade;
- credibilidade internacional;
- metodologia de implantação definida e clara;
- inovação;
- conversar com outros clientes da base do fornecedor, no intuito de saber a qualidade do serviço prestado.
Saber o que é ERP e como ele funciona ajuda as empresas a evitarem problemas como a falta de integração nos dados e a ineficiência dos processos internos. Neste texto, vimos que é preciso fazer uma escolha acertada do fornecedor do sistema, no intuito de evitar prejuízos e a indisponibilidade do sistema. Por isso, é importante que os gestores conheçam as necessidades reais do negócio antes de adotarem o sistema.
Agora que você sabe o que é ERP e como ele pode ser útil para a sua empresa, aproveite para compartilhar este conteúdo nas suas redes sociais!
