O que é ERP e quais as funcionalidades que não podem faltar?

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13/01/2021

Leia em 6 minutos

Pequenas, médias e grandes empresas estão sempre em busca de aprimorar os seus processos e gestão. Muitas delas já compreenderam que é impossível fazer isso sem adorar uma solução tecnológica. É nesse contexto que surge o ERP (Enterprise Resource Planning), um sistema de gestão empresarial extremamente útil no ambiente corporativo.

Um outro problema recorrente nas companhias é com relação à diversidade de sistemas departamentais e a dificuldade de integrar e centralizar os seus dados. Como será visto, o ERP ajuda nessa resolução, o que auxilia os gestores a tomarem decisões com base em informações precisas, confiáveis e atualizadas.

Continue a leitura deste artigo para entender o que é ERP e como ele funciona.

O que é ERP?

O ERP é um software de gestão empresarial que tem por objetivo auxiliar gestores e colaboradores a obterem resultados de negócio mais expressivos, bem como organizar e administrar melhor o gerenciamento como um todo da companhia. As informações de todos os setores do negócio passam a ser integradas, facilitando o seu controle. Além disso, dados podem ser analisados em tempo real, o que impacta diretamente as tomadas de decisão. Vale salientar que o ERP é composto por três camadas, que são:

  1. apresentação ou front-end: consiste na parte que fica visível às pessoas que vão manusear o sistema. É responsável por receber diversos dados de entrada, como informações de produtos e baixa de itens no estoque;
  2. processamento lógico: é aqui que os dados de entrada recebidos do front-end são devidamente tratados para, posteriormente, retornarem ao usuário do sistema. Além disso, é nessa chamada que ocorre a integração entre os módulos do software e também as atualizações do ERP;
  3. armazenagem: todas as informações inseridas no ERP vão para um banco de dados, de modo que os gestores e colaboradores podem fazer acessos rapidamente e agilizar os procedimentos de rotina.

Como funciona um ERP?

Para que seja entendido o funcionamento de um ERP, deve-se ter em mente que ele é composto por diversos módulos. Cada um deles é responsável por atender às demandas específicas de cada departamento da empresa. Em sua versão básica, o ERP conta com os módulos de:

  • financeiro;
  • compras;
  • faturamento;
  • RH;
  • fiscal;
  • estoque;
  • produção;
  • gerenciamento de projetos.

Vamos a um exemplo de como funciona, na prática, a integração dos departamentos da empresa por meio do ERP. Suponha que o setor de compras tenha feito um pedido. O ERP permite que esse produto seja adicionado ao estoque de forma automática, bem como o departamento financeiro é notificado para que realize o pagamento ao fornecedor. O setor contábil também participa da integração ,uma vez que essa informação passará a compor futuramente o DRE, ou Demonstrativo de Resultado de exercício. Os aspectos fiscais também são contemplados, visto que o ERP faz o provisionamento dos créditos de impostos.

Quais as vantagens de implementar um ERP?

Quando a empresa não conta com um sistema de gestão integrado, ela estará propensa a ter problemas de comunicação, bem como gargalos nos seus processos que, embora visíveis, podem ter uma origem difícil de identificar.

Por meio do ERP, a companhia aprimora os seus processos internos e também a gestão, obtendo diversos benefícios. Confira alguns deles a seguir.

Automação de processos

O ERP permite que muitas rotinas burocráticas e manuais sejam delegadas ao software. Dessa forma, os colaboradores passam a cometer menos erros, como informações duplicadas em planilhas.

Uma folha de pagamento dos funcionários, por exemplo, que antes era feita manualmente e em muito tempo, com o ERP passa a ser emitida em poucos minutos. Isso porque os cálculos e as rotinas burocráticas agora são delegados ao software.

Segurança

Muitos dos sistemas ERP disponíveis no mercado funcionam em nuvem, sendo que uma das formas de garantir a segurança é por meio de firewalls. Sua função é fazer o monitoramento do fluxo de informações entre o software e os departamentos.

Com isso, as ameaças potenciais ao sistema passam a ser barradas, evitando de os dados do negócio serem acessados indevidamente. Outra forma de tornar uma aplicação segura é por meio do controle de acessos, que consiste basicamente na exclusividade de uso do ERP por parte de alguns colaboradores.

Redução de custos

Uma vez que os gestores passam a ter uma visão integral do negócio, fica mais fácil alocar recursos com eficiência. Vale salientar que o ERP realiza em tempo real o cálculo de custos, de modo a apresentar aos gestores — por meio de relatórios — dados que facilitem a realização de ações corretivas, no intuito de evitar que esse custo a mais se consolide ao longo da operação e venha prejudicar a receita ao fim do mês.

A aquisição de um novo itens ao estoque, por exemplo, pode ser melhor acompanhada pelo gestor, de modo que, se houver o risco de esse produto não ter uma boa vazão no futuro, a quantidade comprada pode ser reduzida.

Quais as principais funcionalidades de um ERP?

Além das funcionalidades básicas de um ERP, como financeiro, contábil e vendas, existe também a possibilidade de personalizar a solução. Em outras palavras, a empresa pode ter um leque de necessidades muito específicas, o que um software básico não seria capaz de contemplar.

Quando uma empresa é de pequeno porte, por exemplo, os módulos básicos do ERP já podem ser suficientes. No entanto, conforme ela expande as suas operações, é possível incrementar novas funcionalidades.

Como escolher o ERP?

Antes de tudo, é preciso fazer uma análise criteriosa das necessidades do negócio. Com base nesse levantamento é que se deve procurar no mercado um fornecedor do software com uma boa reputação.

Isso é fundamental para evitar problemas como o estouro do orçamento, além, claro, da própria indisponibilidade do sistema corporativo durante a implantação do ERP.

Também é importante contar com um software que tenha diferenciais como:

  • auditoria de informações;
  • rastreabilidade de informações;
  • reconhecimento de mercado do fornecedor do sistema;
  • valor agregado;
  • sustentabilidade;
  • escalabilidade;
  • credibilidade internacional;
  • metodologia de implantação definida e clara;
  • inovação;
  • conversar com outros clientes da base do fornecedor, no intuito de saber a qualidade do serviço prestado.

Saber o que é ERP e como ele funciona ajuda as empresas a evitarem problemas como a falta de integração nos dados e a ineficiência dos processos internos. Neste texto, vimos que é preciso fazer uma escolha acertada do fornecedor do sistema, no intuito de evitar prejuízos e a indisponibilidade do sistema. Por isso, é importante que os gestores conheçam as necessidades reais do negócio antes de adotarem o sistema.

Agora que você sabe o que é ERP e como ele pode ser útil para a sua empresa, aproveite para compartilhar este conteúdo nas suas redes sociais!

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