Implantação de software: fique por dentro dos principais pontos

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26/03/2021

Leia em 7 minutos

A implantação de software requer uma série de cuidados. Isso porque se o processo não for conduzido da forma correta, a empresa pode sofrer inúmeros prejuízos. Uma situação que pode acontecer, por exemplo, é a indisponibilidade dos sistemas internos enquanto a implantação do ERP estiver em andamento.

Por isso, é preciso seguir algumas boas práticas que ajudarão a tornar o processo o mais fluido e eficiente possível. Desde o levantamento das necessidades até às fases finais de implantação, acompanhar de perto cada uma das etapas é fundamental.

Para entender em detalhes como funciona a implantação de software e o que é preciso fazer para conduzir o processo sem dores de cabeça, continue lendo o nosso post!

Como funciona a implantação de software nas empresas?

Sempre que uma empresa precisa otimizar processos, melhorar a gestão e reduzir custos, ela pode procurar por um fornecedor de software. Este deve ter credibilidade, além de oferecer todo o suporte necessário para que a implantação de software seja bem-sucedida e faça com que a companhia alcance os resultados esperados. 

Quais os pontos essenciais na implantação de um ERP?

Os gestores devem acompanhar e observar atentamente cada uma das etapas, no intuito de verificar se o orçamento que foi estipulado está sendo bem conduzido ou se existe o risco de ele estourar mais na frente. Por isso, acompanhe as subseções a seguir e conheça os pontos essenciais que devem ser considerados na hora de fazer a implantação de software!

Planejamento

Nessa primeira etapa devem ser levantados todos os fatores que fizeram a companhia precisar implantar um ERP. É o momento de consultar os colaboradores internos e saber quais as dificuldades operacionais que eles enfrentam no cotidiano da organização. 

Com base em todas as informações levantadas é que se vai à procura de um software que atenda às demandas do negócio. Vale salientar aqui que existem softwares para as mais variadas necessidades. Por isso, essa deve ser uma procura cautelosa, no intuito de se encontrar uma solução com elevado custo-beneficio e customização.

Mapeamento de processos

Em uma empresa podem existir tanto processos manuais que precisam ser automatizados como os que devem ser eliminados. O mapeamento tem essa função: identificar gargalos e desperdícios, no intuito de auxiliar o gestor a procurar por um sistema de gestão que seja capaz de mitigar todos esses problemas, por meio de rotinas automatizadas, bem como centralização e integração dos dados de todos os departamentos.

Cronograma

Após o planejamento, deve-se fazer um cronograma, a fim de facilitar o acompanhamento das etapas de implantação do ERP. Aqui os prazos devem ser estipulados e todas as atividades referentes ao processo em andamento listadas. 

Em um cronograma, todos os profissionais recebem responsabilidades que devem ser seguidas para não ocorrer atrasos nas entregas das atividades. 

Hospedagem e flexibilidade

Outro ponto fundamental diz respeito à forma de hospedagem do ERP, que pode ser On premise ou On cloud. No primeiro, é preciso ter uma infraestrutura de TI composta de servidores físicos e equipamentos de hardware.

No entanto, requer uma equipe de profissionais para fazer manutenções e atualizações no sistema. Outra característica do On premise é que ele dispensa a conexão com a Internet, sendo instalado no disco rígido dos computadores da empresa.

Já na abordagem On cloud o ERP fica hospedado na nuvem. Nesse caso, é preciso ter uma conexão com a Internet para o uso do sistema.

Migração de dados

Migrar os dados corretamente fará com que os gestores evitem muitas dores de cabeça no futuro. Uma forma de fazer isso é optar por uma migração gradual, o que minimiza o risco de as informações ficarem incorretas ou inconsistentes.Além disso, é importante priorizar quais dados serão realizados primeiro, no intuito de resguardá-los também de serem extraviados ou acessados indevidamente.

Treinamento

Após a implantação do sistema, colaboradores precisam aprender a manusear a ferramenta e obter o máximo possível de proveito das suas funcionalidades. Para isso, eles precisam passar por treinamentos sobre o uso do ERP. Assim como na migração de dados, a capacitação dos profissionais deve ser gradual, visto que muitos deles podem não estar ainda habituados com a ideia de lidar com um software de gestão.

Apuração dos resultados

Mesmo que os grandes problemas tenham sido evitados, é preciso observar atentamente a performance do sistema. Nesse sentido, é fundamental estabelecer um paralelo entre o que foi planejado no início com os atuais resultados. Em caso de discrepâncias, é sempre possível fazer ajustes e melhorar o desempenho do software ou algo relacionado à curva de aprendizado dos colaboradores.

O que é metodologia ASAP?

Também conhecido por Accelerated SAP, o ASAP é composto por cinco etapas que devem ser seguidas na hora de implantar o software. Os usuários chave (ou key users) devem ser escolhidos corretamente para que todo o processo seja conduzido da melhor forma, também considerando a motivação de toda a equipe. Confira cada uma das etapas nas subseções a seguir.

Planejamento do projeto

O primeiro pilar do ASAP consiste em planejar, de modo a inserir os seguintes aspectos:

  • estimativas;
  • escopo;
  • cronograma;
  • aspectos técnicos;
  • planejamento inicial do projeto;
  • identificação de estratégias e riscos;
  • definição dos colaboradores que atuarão no projeto e os treinamentos os quais eles serão submetidos;
  • garantia de qualidade.

Blueprint do negócio

O blueprint lida com os processos e os requisitos de negócio. Nesse sentido, são considerados os seguintes pontos:

  • gestão de projeto;
  • mudanças organizacionais;
  • treinamento de key user e usuário final, que são os clientes externos e internos;
  • ambiente de desenvolvimento;
  • garantia de qualidade.

Realização

Na etapa de realização são feitas as configurações definidas na etapa de blueprint. Essa implementação se dá com base nos seguintes aspectos;

  • configuração base e final;
  • desenvolvimento de programas internos;
  • implementação de interfaces;
  • testes individuais por módulo e integrados;
  • documentação de processos e cenários;
  • rastreamento de bugs;
  • treinamento de usuários finais;
  • garantia de qualidade.

Preparação final

Nessa quarta etapa ainda são realizados testes e ajustes, no intuito de determinar se a implementação do SAP está de acordo com o planejamento do projeto. Os procedimentos referentes à preparação final são:

  • teste de volume (entrada de dados no sistema, de modo a verificar a sua performance);
  • teste de stress, é quando o software é submetido a situações extremas, o que auxilia na identificação de falhas;
  • planejamento e estratégia de implantação;
  • treinamento de usuários finais;
  • garantia de qualidade.

Go-live e suporte

Nessa última etapa o SAP é finalmente implantado, e é aqui que começa o monitoramento do sistema. No Go-live e suporte são realizadas atividades como:

  • treinamentos;
  • transferência de pré-produção;
  • ajustes de hardware, software, base de dados e sistemas operacionais;
  • encerramento.

A implantação de software ERP utiliza a metodologia ASAP, para que todas as etapas do projeto sejam executadas com sucesso. O segredo para isso está nos objetivos definidos no planejamento, uma vez que servirá de referência para os quatro passos posteriores. Além disso, todos os profissionais devem estar engajados e motivados, do contrário, a condução do processo pode ficar prejudicada. Nesse sentido, treinar key user e usuário final é fundamental para assegurar o bom andamento da implantação do SAP.

Agora que você viu o quanto é importante seguir boas práticas na hora de fazer a implantação de um software, aproveite a visita no blog para seguir a nossa página no Linkedin!

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