5 dicas para garantir a otimização de processos na sua empresa

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29/01/2021

Leia em 4 minutos

A otimização de processos pode ser entendida como uma série de ações aplicadas com o objetivo de melhorar o desempenho da empresa.

Na prática, ela garante mais eficiência para executar as atividades da instituição, diminuindo gastos, aumentando a agilidade de cada etapa e, consequentemente, a produtividade, melhorando o uso dos recursos empregados e maximizando resultados.

No artigo de hoje, vamos dar algumas dicas para você otimizar os processos na sua empresa. Acompanhe!

1. Mapeie os processos existentes

O primeiro passo para otimizar os processos é conhecê-los. Para isso, mapeie as atividades de cada setor, entendendo como acontece o fluxo de trabalho na instituição.

Assim, você poderá entender o objetivo de cada atividade e a quantidade de recursos (sejam humanos, materiais, financeiros ou, ainda, relacionados ao tempo) que estão envolvidos em cada etapa. Isso ajuda a encontrar gargalos e a identificar, de forma objetiva, onde os processos podem ser otimizados.

2. Elimine os procedimentos desnecessários

Após mapear os processos, é hora de eliminar os pontos que estão causando prejuízos à instituição. Para fazer isso, entenda exatamente qual é o papel desse procedimento no fluxo de trabalho e veja o que pode ser feito para substituir ou aprimorar essa atividade. Se não for um procedimento essencial, elimine-o.

3. Qualifique a equipe

Um time qualificado, comprometido e engajado é fundamental para o desempenho da sua empresa. Por isso, cultive uma cultura de aprendizado entre os colaboradores, investindo sempre em treinamento e capacitação.

4. Automatize os processos e adote ferramentas tecnológicas adequadas

A tecnologia é uma grande aliada na otimização de processos. A adoção de ferramentas adequadas e a otimização de processos reduzem o tempo despendido em cada atividade, uma vez que, por meio dessas soluções, é possível integrar os setores, aumentar a agilidade no atendimento da empresa, armazenar e acessar informações de forma otimizada.

Além disso, a automatização reduz custos, diminuindo a quantidade de recursos necessários para fazer uma informação transitar pela empresa, reduz o espaço, eliminando a necessidade de guardar grandes volumes de papéis e ainda aumenta a segurança das informações dos dados.

Desse modo, as ferramentas certas otimizam o trabalho e melhoram a produtividade da empresa, conferindo uma grande vantagem competitiva!

5. Monitore os resultados

A otimização de processos é um trabalho de aprendizado e, por isso, acompanhar os resultados é fundamental para continuar implementando melhorias na sua empresa.

Assim, adote indicadores de desempenho mensuráveis, como o aumento da produção ou o tempo médio gasto em determinado processo, e observe esses valores periodicamente.

Quais erros evitar na otimização dos processos da sua empresa?

Na hora de otimizar os processos na sua empresa, além de colocar em prática as dicas que listamos, é importante ficar de olho para evitar cometer alguns erros. Alguns deles são:

  • não integrar os diversos setores da empresa;
  • implementar tecnologias genéricas, que não atendam às necessidades da empresa;
  • não oferecer treinamento adequado para os colaboradores;
  • não ouvir o feedback da equipe, tanto no mapeamento de processos quanto no monitoramento dos resultados.

Agora você aprendeu que a otimização de processos ajuda a melhorar as atividades da empresa, diminuindo o uso de recursos, como tempo e dinheiro, e maximizando os resultados.

Para fazer isso de forma eficiente, é fundamental mapear os processos, aprimorá-los, investir na capacitação dos colaboradores, contar com a ajuda da tecnologia e, ainda, monitorar os resultados. Além disso, conferiu alguns erros que devem ser evitados.

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