Como o SAP B1 ajuda o profissional da controladoria?

Insight One

Uma empresa inovadora e experiente, oferecendo o que há de melhor no mercado para ajudar no sucesso da sua empresa

30/06/2021

Leia em 8 minutos

Para entender como o SAP B1 ajuda o profissional da controladoria, precisamos entender qual é a função dessa área, como ela dialoga com a vitalidade das empresas e com seus outros setores.

A controladoria

No ramo empresarial, o setor de controladoria é o principal responsável por extrair, analisar e consolidar dados reais da empresa e do seu segmento de mercado, que vão auxiliar os diretores de cada área a serem mais assertivos na tomada de decisões. Além disso, é o encarregado por reforçar o cumprimento do planejamento estratégico a curto, médio e longo prazo, considerando tanto a esfera contábil quanto a esfera administrativa. 

Por estarmos vivendo numa era onde reina a informação, esse planejamento assegurado pelo setor vem sendo cada vez mais importante para definir os rumos de uma empresa no mercado em que atua. Hoje, é sabido que 50% das micro e pequenas empresas fecham em até 4 anos após serem fundadas, e a causa mortis desses negócios é exatamente a falta de planejamento e controle.

O controller

Por se tratar de uma espécie de braço direito da presidência, o Controller ou Gerente de Controladoria, deve ser alguém de confiança da alta cúpula. No que tange a formação acadêmica, é comum que esse indivíduo seja graduado em Ciências Contábeis, Administração ou áreas afins, porém, aquele que tem as chamadas hard skills da gestão de negócios, está apto ao cargo.

Segundo a mídia especializada, essa é uma das profissões mais promissoras do ano de 2021 em diante, principalmente por se tratar da pessoa que vai estar sempre de olho no futuro da empresa. Por isso que, geralmente, é esse profissional que vai buscar no mercado as melhores ferramentas de controle e business inteligence que possam fornecer dados precisos e de forma rápida, dentre as quais, estão os sistemas ERP como o SAP Business One.

 

O SAP Business One no dia a dia do setor

Estando claras as funções e responsabilidades do controller dentro da empresa, trouxemos neste artigo as principais vantagens que o SAP Business One traz para a rotina diária desse profissional.

Painéis Customizados

Com o auxílio de um sistema robusto como o SAP Business One, o controller passa a usufruir de diversas funcionalidades que, ao alcance de poucos cliques, lhe permitem realizar todo o controle orçamentário da empresa, dividir os centros de custos pelo critério que quiser (departamento, projeto, obra, maquinário, entre outros), e ainda gerar relatórios de todas as operações realizadas.

Um dos melhores exemplos dessas funcionalidades que otimizam a rotina são os painéis customizados por usuário que apresentam, na tela inicial do sistema, os dados escolhidos para cada perfil, sempre atualizados em tempo real.

dashboards personalizados SAP B1

Exemplo de dashboard customizado na tela inicial do usuário 

 

Orçamento Contábil

Um dos maiores desafios do controller é definir um orçamento contábil preciso e controlá-lo durante o exercício, seja ele mensal ou anual. Entendendo isso, o módulo de orçamento do SAP Business One oferece a possibilidade de realizar a previsão de despesas para avaliar a real operação financeira da empresa, e, a partir dessa avaliação, definir o valor máximo que pode ser alocado para cada conta contábil. Essas contas podem ser seccionadas por departamentos, centro de resultados, ou qualquer subdivisão de controle do negócio.

Baseando-se no valor máximo pré-definido, também é possível bloquear a criação de novas transações que venham a exceder o limite,evitando que haja um descontrole nas finanças.

Outra função oferecida por esse módulo que conversa diretamente com os desafios do controller é a criação de cenários de orçamento. Partindo de um orçamento principal que pode ser baseado nos exercícios anteriores, é possível criar cenários pessimistas e otimistas para gerar relatórios e evitar grandes surpresas no decorrer do tempo.

 

Contabilização online e em real time para cada operação

Um dos principais problemas do dia a dia das empresas ocorre quando o fechamento mensal só consegue ser finalizado vários dias após o fim do mês. Esse atraso anula a confiabilidade dos dados e acaba dificultando o bom andamento dos processos, além de criar certa insegurança nas tomadas de decisão, e, consequentemente, aumentar os custos operacionais e invisíveis

O chamado “custo invisível” representa todo o capital perdido pela empresa em decorrência da falta de precisão nos dados, da necessidade de retrabalho e das decisões fundamentadas em números incorretos. Quando ignorado nos cálculos, esse tipo de custo acaba se estendendo por toda a empresa, muitas vezes de maneira imperceptível.

Com o uso do SAP Business One, o gestor/controller pode acessar, com precisão e em tempo real, todas as informações financeiras (e administrativas) da empresa, ou seja, todas as notas emitidas, conciliações realizadas, movimentações de estoque ou quaisquer operações feitas, são contabilizadas automaticamente pelo sistema e ficam livres para consulta imediata. 

Essa automação é muito importante para dar mais agilidade às rotinas e diminuir a complexidade contábil e fiscal da empresa ao permitir um gerenciamento mais apurado e em tempo real dos créditos tributários, afinal, os profissionais dessa área sabem melhor que ninguém que tempo é dinheiro.

 

Rentabilidade de itens e clientes

Conhecer seu processo de vendas e políticas de relacionamento com os clientes é essencial para evitar custos desnecessários no decorrer das negociações, para isso, os relatórios que explicitam a rentabilidade dos parceiros de negócio para a empresa, tornam possível ponderar os investimentos de aquisição em comparação com os ganhos provenientes em cada cliente, permitindo analisar os erros e evitar cometê-los novamente.

Essa lógica de análise deve ser utilizada em todos os setores da organização.No setor de produção, por exemplo, é necessário ter o controle do custo de produção por produto para avaliar se está realmente gerando lucro para a empresa.

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Relatório de lucro bruto por produto em uma nota fiscal de saída

 

Assim como o relatório acima discorre sobre uma nota específica, o sistema é completamente adaptável e permite analisar toda a lucratividade das vendas por meio de painéis personalizados com diversos filtros, como por exemplo: vendedor, produto, grupo de produto, região, inventário, entre outros. 

 

Definição dos centros de custo e de resultados

A definição do orçamento para os centros de custo é indispensável para uma boa manutenção do capital da empresa, bem como a análise do cumprimento dessas estimativas no intervalo de tempo estipulado, e é visando facilitar essa conferência que o módulo de finanças do SAP Business One vem equipado com a opção de gerar relatórios filtrados por diversos critérios como centro de custo, período de tempo, moeda, entre outros. Esses informes trazem listados todos os lançamentos gerados dentro das margens daquele filtro específico com campos e layouts definidos pelo próprio usuário.

Nesse mesmo módulo, também é possível dividir os centros de resultado por departamento e setorizar o controle das finanças para obter uma visão mais detalhada do progresso das contas.

 

Relatório de conciliação externa

A automatização dos processos com o SAP B1 também pode trazer muitos ganhos no que tange a conciliação bancária da empresa. A conferência dos extratos do banco com os lançamentos feitos no sistema, bem como os relatórios dessas movimentações, podem ser gerados automaticamente no sistema. A grande vantagem dessa automação é a prevenção de erros humanos, que, nesse processo específico, podem comprometer de maneira irreversível o fluxo de caixa.

Além de agregar valor ao negócio, o módulo contábil do SAP B1 disponibiliza ao controller um domínio total das finanças da empresa, desde as operações mais simples como controle das ordens de pagamento até as mais complexas como controle de remessas e retornos.

 

 

Em resumo, essas e muitas outras ferramentas de análise disponibilizadas pelo sistema vão oferecer ao controller o poder de assegurar a longevidade da empresa, e diminuir os custos em todos seus processos. Agregado a essas possibilidades, ele ainda vai estar apto a aumentar o índice de liquidez geral e a assertividade dos investimentos que vão rentabilizar o capital da empresa.

No que tange a implantação do SAP Business One, a Insight One realiza toda a customização e adaptação do sistema à particularidade de cada negócio, além de montar os dashboards e relatórios que forem mais importantes para análise do controller. Nosso objetivo sempre é oferecer as melhores ferramentas e soluções para alavancar os resultados dos nossos clientes.

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